In vielen Organisationen ist die Bearbeitung von Projekten und Releases durch fragmentierte Informationskanäle geprägt. Die Identifikation von Neuerungen, beispielsweise aus dem GENO-Prozessportal, erfordert derzeit oft eine manuelle Sichtung und Bewertung. Diese Informationen müssen anschließend händisch in das entsprechende Zielmedium – wie Microsoft Planner oder SharePoint – überführt werden.

Dabei entstehen typische Problemfelder in der operativen Umsetzung:

• Informationsverlust: Aufgaben, die per E-Mail kommuniziert werden, oder Anhänge in verschiedenen Kanälen gehen leicht verloren, wenn sie nicht zeitnah und einheitlich transformiert werden.
• Mangelnde Transparenz: Status, Fälligkeiten und Prioritäten müssen oft zeitaufwendig zusammengesucht werden. Berichte entstehen häufig manuell, mit hohem Aufwand und oft zeitversetzt.
• Hoher Pflegeaufwand: Die Synchronisation zwischen SharePoint-Dateien und Planner-Anhängen muss manuell erfolgen. Verwaiste Dateien in der Ablage erschweren eine saubere Dokumentation und die Einhaltung von Standards.

Microsoft Power Automate als Low-Code-Lösung

Microsoft Power Automate bietet als Low-Code-Plattform die Möglichkeit, diese repetitiven Aufgaben zu automatisieren, ohne eine klassische Softwareentwicklung zu benötigen. Die Plattform ermöglicht es, Prozesse als Workflows zu modellieren, die auf Triggern (Auslösern), Aktionen (Schritten) und Bedingungen (Entscheidungen) basieren.

Ein wesentlicher Vorteil für Genossenschaftsbanken ist die Integration in die bestehende Infrastruktur. Die Automatisierung kann innerhalb des bankeigenen agree21M365-Tenants der Atruvia erfolgen, was die Einhaltung von DSGVO- und Datenschutzvorgaben sicherstellt. Dabei wird zwischen cloudbasierter Automatisierung und lokaler Desktop- bzw. UI-Automatisierung (RPA) unterschieden, während ein zentrales Webportal die Entwicklung und Überwachung ermöglicht.

Praktische Anwendung: Automatisierte Workflows im Detail

Um die genannten Herausforderungen zu adressieren, lassen sich spezifische Workflow-Pakete implementieren, die direkt in die tägliche Arbeit integriert werden.

1. Automatisierung der Neuerungen aus dem GENO-Prozessportal

Ein zentraler Workflow ermöglicht es, den Export aus dem GENO-Prozessportal automatisiert zu verarbeiten. Sobald eine neue Excel-Datei in einem vordefinierten SharePoint-Ordner abgelegt wird, triggert dies den Prozess. Der Flow vergleicht die neue Datei mit einer bestehenden Vergleichsdatei und filtert Lösungen heraus, die bereits im Einsatz sind (Status „Kunden-/Bankeinsatz“).

Für alle neuen, noch nicht bewerteten Einträge werden automatisch Aufgaben im Microsoft Planner erstellt. Die Strukturierung erfolgt dabei über automatische „Buckets“ (Spalten), die den Nutzungsstatus widerspiegeln:

• Kein Eintrag: Noch keine Bewertung erfolgt.
• In Umsetzung: Die Prozesslösung wird aktuell bearbeitet.
• Umsetzung nicht gewünscht: Die Lösung wird nicht eingeführt.
• Einführung offen: Die Einführung ist geplant, steht aber noch aus.

Jede Aufgabe enthält dabei alle relevanten Informationen aus dem Portal, wie Prozess-ID, Prozesslieferant, Sourcing-Informationen und Systemzugehörigkeit. Durch die Nutzung von Checklisten können Aufgaben in detaillierte Arbeitsschritte unterteilt werden.

2. Transformation von E-Mail-Kommunikation in Aufgaben

Um den Informationsverlust bei der Aufgabenverteilung zu minimieren, kann ein Workflow genutzt werden, der eingehende E-Mails direkt in Planner-Aufgaben transformiert. Ein Nutzer leitet eine relevante E-Mail weiter, woraufhin der Flow die Aufgabe inklusive der relevanten Anhänge automatisch in Planner erstellt. Dies eliminiert die manuelle Übertragung von Zuständigkeiten und Dokumenten.

3. Sicherstellung der Datenlöschung durch den Anhangmanager

Ein häufiges Problem ist die Inkonsistenz zwischen SharePoint-Ablagen und Planner-Aufgaben. Ein automatisierter Anhangmanager ruft regelmäßig SharePoint-Dateien und Planner-Aufgaben ab und vergleicht diese miteinander. Dateien, die nicht mehr einer aktiven Aufgabe zugeordnet sind, werden automatisch gelöscht. Dies stellt sicher, dass die SharePoint-Ablage dauerhaft aufgeräumt bleibt.

4. Automatisierte Berichterstellung (Planner-Report)

Für die Management-Ebene ist eine zeitnahe Information über den Projektstatus essenziell. Ein geplanter Flow kann Planner-Daten aggregieren und den Bericht als Dasboard in Form einer E-Mail bereitstellen. Dies ersetzt die manuelle Zusammenstellung von Statusberichten und liefert eine aktuelle Datenbasis.

Transparenz und aktive Steuerung

Die Kombination aus automatisierten Workflows und der Nutzung von Microsoft Planner schafft eine zentrale Steuerzentrale. Über die Ansicht „Diagramme“ in Planner lässt sich ein übergreifender Blick auf alle offenen Aufgaben und Prozesslösungen gewinnen.

Diese Dashboard-Ansicht erlaubt eine aktive Steuerung der nBM-Umsetzung, indem Aufgaben nach verschiedenen Kriterien gruppiert werden:

• Status der Aufgabe (Nicht begonnen, In Bearbeitung, Überfällig, Abgeschlossen)
• Priorität
• Verantwortliche Person
• Bucket (Eimer)

Fazit

Die Automatisierung von Release- und Projektmanagement-Prozessen durch Power Automate reduziert die Fehleranfälligkeit durch manuelle Datentransfers erheblich. Durch die Verknüpfung von Tools wie dem GENO-Prozessportal, SharePoint und Microsoft Planner entstehen transparente und effiziente Arbeitsumgebungen, die eine aktive Steuerung komplexer Prozesse ermöglichen.

Für Banken, die diese Workflows in ihrer eigenen Umgebung implementieren möchten, bietet die CP BAP ein spezialisiertes Workshop-Paket an. Dieses umfasst die technische Implementierung der Workflows, die Erstellung von Anwenderleitfäden sowie die technische Dokumentation.